Bent u nieuw met tijdregistratie?

Lees onze korte gids en bepaal wat het beste werkt voor uw bedrijf

Onze oplossing voor het registreren van tijd & aanwezigheid is in feite zo eenvoudig als: ‘klok in, klok uit’. Maar voor wie nieuw is in het onderwerp tijdregistratie, is er veel informatie te verwerken. De keuze kan zelfs overweldigend lijken, met onze verschillende tijdregistratiesystemen, cloudabonnementen, een mobiele app en meer. Waar te beginnen?

Misschien vraagt u zich zelfs af: "Heb ik eigenlijk wel een nieuwe oplossing voor tijdregistratie nodig?” Het kan zijn dat u nog gewend bent aan de traditionele 'pen & papier' aanpak van het registreren van werkuren. Of misschien bent u al overgestapt op een digitale manier om dit te doen. Toch herkent u waarschijnlijk wel de uitdagingen die te maken hebben met bijhouden van tijd & aanwezigheid. Bijvoorbeeld met het plannen van diensten, het verwerken van absentiemeldingen en vakantiedagen en het monitoren van wie er nu eigenlijk aanwezig is en wie niet. Taken die essentieel zijn in de dagelijkse gang van zaken binnen een bedrijf.

"Hoe zit het met de arbeidswetgeving?"

Veel landen hebben nieuwe arbeidswetten met betrekking tot tijdregistratie ingevoerd of werken daaraan. EU-landen eisen bijvoorbeeld dat werkgevers een systeem hebben om de werktijden van hun werknemers te meten. Om vertrouwen en transparantie te garanderen, moeten werkgevers hun werknemers een overzicht geven van hun gewerkte uren, inclusief overuren. Als manager zult u (h)erkennen dat een eenvoudige oplossing voor tijdregistratie de tevredenheid van werknemers aanzienlijk kan verhogen.

"Het bijhouden van tijd & aanwezigheid kost me te veel tijd."

Als u in uw organisatie verantwoordelijk bent voor alle HR-administratieve zaken, zult u vaak vragen krijgen. Over werktijden, planning en bovenal het corrigeren van fouten. In dit geval zult begrijpen dat moderne systemen dit soort dingen veel slimmer kunnen oplossen. De dingen op de ‘oude manier’ blijven doen is simpelweg niet toekomstbestendig en het kost ook te veel tijd. Bedrijven van verschillende omvang zoeken daarom naar een gebruiksvriendelijke oplossing om hun HR-administratie naar een hoger plan te brengen.

Heb ik een nieuwe tijdregistratieoplossing nodig?

Voor veel bedrijven in tal van sectoren klinken de hierboven beschreven uitdagingen maar al te bekend in de oren. Tegelijk zijn wij er ons van bewust dat elk bedrijf uniek is. Dat is ook waarom wij onze oplossing zodanig hebben ontworpen dat deze aanpasbaar is aan elke situatie. En daarom zult u merken dat onze oplossing weliswaar eenvoudig te installeren en te gebruiken is, maar geen one-size-fits-all product is. Dat zult u merken op onze website; we bieden verschillende opties. Hoe beslist u wat voor uw bedrijf het beste werkt?

De beste plek om daarmee te beginnen is de configurator. Hier kiest u een tijdregistratiesysteem of alleen een cloudabonnement, beslist u over de manier van inklokken die u nodig heeft en voegt u accessoires toe.

Heb ik een tijdregistratiesysteem (Time Clock) nodig?

Dat hangt af van uw situatie. Het is heel goed mogelijk om TimeMoto Cloud als op zichzelf staande oplossing te gebruiken. Maar als u een kantoor, fabrieksvloer of een andere fysieke locatie hebt waar werknemers komen werken, kan het zinvol zijn om daar een tijdregistratiesysteem (Time Clock, ook wel eens prikklok genoemd) te installeren op de werkplek. Wij hebben deze terminals zo ontworpen dat zij naadloos in elke werkomgeving passen. Met een eenvoudige en intuïtieve interface maken ze het in- en uitklokken gemakkelijk. Uw tijdregistratiesysteem maakt verbinding met TimeMoto Cloud, of met een lokale softwareoplossing als u uw gegevens liever niet in de Cloud wilt opslaan (daarover later meer).

Hoe vergelijk ik de tijdregistratiesystemen?

Gebruik de configurator om te beoordelen welk tijdregistratiesysteem het beste bij uw bedrijf past. Hoeveel gebruikers wilt u in en uit laten klokken? Onze TM-600 Series is perfect voor bedrijven met maximaal 200 werknemers. Kijk naar onze TM-800 Series als u tot 2.000 werknemers wilt laten klokken. De volgende vraag is: hoe wilt u ze laten in- en uitklokken? Identificatie met (RFID-)badges, sleutelhangers en een pincode is standaard bij al onze terminals. Sommige modellen bieden daar bovenop vingerafdrukidentificatie of zelfs gezichtsherkenning. En als u technologieën zoals MIFARE en HID gebruikt, is dat ook mogelijk.

Dus, in het kort: kies de Time Clock-serie die past bij uw aantal gebruikers, kies de identificatiemethode die uw voorkeur heeft, of zoek op welke methode het beste bij uw team past. De configurator helpt hierbij en biedt uitleg voor elke methode.

Hoe kies ik een cloudabonnement?

U kunt uw tijdregistratiesysteem verbinden met TimeMoto Cloud. Of u kiest ervoor om TimeMoto Cloud als op standalone oplossing te gebruiken voor in- en uitklokken, het monitoren van aanwezigheid, rapporten te draaien en meer. Alles wat u nodig heeft is een apparaat met een internetverbinding en een browser. Er is een cloudabonnement (‘Cloud Plan’) voor elk type bedrijf. Gebruik het TimeMoto Free Plan met de basis van tijdregistratie en rapportage voor kleine bedrijven (tot 10 gebruikers), of upgrade naar Essential en Plus, die ideaal zijn voor groeiende, middelgrote en zelfs grotere bedrijven. Welk abonnement u ook kiest, u beschikt over een zorgeloos platform dat actief wordt ontwikkeld en beheerd, met regelmatige updates voor stabiliteit en nieuwe functies. En mocht u eens hulp nodig hebben, dan is er altijd het TimeMoto Cloud Support Center voor snelle antwoorden.

Heb ik een cloudabonnement nodig?

Als u niet wilt dat uw gegevens in de Cloud worden opgeslagen, kunt u ervoor kiezen uw eigen gegevens te beheren met een in-house database. De PC Plus software is compatibel met alle TimeMoto tijdregistratiesystemen (Time Clocks). Deze oplossing is vooral geschikt voor grotere bedrijven die TimeMoto binnen hun eigen netwerk willen draaien, los van het internet. Als u echter wil profiteren van een gebruiksvriendelijke, beheerde cloudoplossing die actief wordt ontwikkeld, kunt in de meeste gevallen het beste kiezen voor een cloudabonnement.

Inklokken met badges en sleutelhangers

Onze RFID-badges ter grootte van een creditcard werken feilloos samen met alle TimeMoto tijdregistratiesystemen. Alle Time Clocks worden geleverd met een kleine set van 5 badges en een TimeMoto voedingsadapter. Dat is genoeg om aan de slag te gaan. Als u nieuwe werknemers toevoegt of verloren badges vervangt, kunt u gemakkelijk reservesets bestellen in onze online shop. Als u liever keyfobs (sleutelhangers) gebruikt in plaats van badges, dan kan dat ook. Ga naar onze shop om RFID-keyfobs te bestellen of voeg ze toe in de configurator. Met een extra set achter de hand bent u overal op voorbereid.

Hoe zit het met de mobiele app?

Onze mobiele app kunt u gebruiken om onderweg in en uit te klokken met TimeMoto Cloud. De TimeMoto app, beschikbaar voor iOS en Android, bevat een aantal functies die geoptimaliseerd zijn voor mobiel gebruik. Het is een aanrader voor bedrijven met personeel op afstand of een hybride werkbeleid. Met de app kunt u de meest voorkomende taken uitvoeren die te maken hebben met tijdregistratie. Met functies voor managers en werknemers is het mogelijk om o.a. werkuren te registreren, absentiemeldingen door te geven en te ontvangen of de aanwezigheid van uw team te controleren.

Wat is de ideale oplossing voor tijdregistratie waarmee u uw HR-administratie naar een hoger plan brengt? Kies een tijdregistratiesysteem (Time Clock) of alleen een cloudabonnement, vergelijk producten en functies en beslis wat voor uw bedrijf het beste werkt. Onze configuratorpagina is altijd een goede plek om te beginnen.